Der umfassende Leitfaden zu KI im Rechnungswesen

Das Rechnungswesen ist einer der wichtigsten Bereiche eines Unternehmens. Es ist der systematische Prozess zur Erfassung, Analyse und Berichterstattung über Finanztransaktionen. Du kannst dir das Rechnungswesen als GPS des Unternehmens vorstellen. Es hilft dabei, schneller erfolgreich zu sein, Hindernisse zu vermeiden und rechtlich auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Allerdings kann das Rechnungswesen oft mühsam und zeitaufwendig sein. Hier kommt KI ins Spiel. KI kann Buchhalterinnen und Buchhaltern helfen, ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und viel Zeit zu sparen. In diesem ultimativen Leitfaden sehen wir uns an, wie KI das Rechnungswesen verändert und Aufgaben für Buchhalterinnen und Buchhalter erleichtert.

Der wachsende Einfluss von KI im Rechnungswesen#

Künstliche Intelligenz bewirkt tiefgreifende Veränderungen im Finanzwesen. Laut einem Bericht von Mordor Intelligence wird der Marktwert von KI im Rechnungswesen voraussichtlich $6,62 Milliarden bis 2029 erreichen. Dieser Anstieg wird durch die Fähigkeit von KI vorangetrieben, die Genauigkeit und Effizienz bei verschiedenen Aufgaben im Rechnungswesen zu verbessern.

Abb. 1 Marktgröße von KI im Rechnungswesen

KPMG, eine führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, führte eine Umfrage durch. Dabei wurde festgestellt, dass 59 % von 500 Führungskräften aus der obersten Managementebene KI bereits für Steuern und Finanzen einsetzen. Außerdem wollen 40 % von ihnen in den nächsten 12 Monaten mehr als 10 Millionen US-Dollar darin investieren. Dieses schnelle Wachstum zeigt, dass Menschen im Finanzwesen den Wert von KI erkennen. Sie kann schwierige Aufgaben erleichtern, das Finanzmanagement verbessern und Buchhalterinnen und Buchhalter unterstützen.

Wie wird KI im Rechnungswesen eingesetzt?#

Sehen wir uns einige Anwendungen von KI im Rechnungswesen an.

Automatisierung routinemäßiger und zeitaufwendiger Aufgaben#

Das Rechnungswesen verändert sich durch neue Technologien wie maschinelles Lernen und Deep Learning schnell. Diese Veränderungen führen zu einer stärkeren Automatisierung. Dadurch werden Aufgaben wie Dateneingabe und Buchführung einfacher und effizienter.

Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) können Aufgaben wie die automatische Erfassung von Ausgaben übernehmen. Ein RPA-Bot kann verschiedene Belegarten selbstständig erkennen und sortieren. Außerdem kann er anhand der erfassten Daten Spesenabrechnungen und Gehaltsabrechnungen erstellen. Darüber hinaus können diese Bots sich ohne Hilfe bei Konten anmelden, Banktransaktionen erfassen und Bankabstimmungen erstellen.

Abb. 2: RPA-Anwendungsfälle im Rechnungswesen.

Datenanalyse und Berichterstattung in Echtzeit#

KI im Rechnungswesen kann auch sofortige Datenanalysen und Berichte ermöglichen. Unternehmen können ihre Finanzen in Echtzeit überwachen und Veränderungen bei Cashflow, Ausgaben und Einnahmen schnell erkennen. Dadurch können sie schneller Entscheidungen treffen. Unternehmen können neue Chancen oder Probleme sofort erkennen und darauf reagieren.

Wie funktioniert das? KI-Tools verwenden fortschrittliche Algorithmen, um Finanzdaten sofort zu verarbeiten und zu analysieren. Durch diese KI-Analyse lassen sich Trends, Anomalien und Muster erkennen, die dem menschlichen Auge möglicherweise entgehen. Außerdem kann das KI-System durch das Lernen aus den verarbeiteten Daten seine Leistung mit der Zeit verbessern und schnelle sowie präzise Einblicke in die Finanzlage liefern.

Abb. 3. Buchhaltungsteam bei der Prüfung von Finanzberichten. Bildquelle: Pexels.

Truewind und Docyt sind Beispiele für KI-Tools, die bei der Datenanalyse und Berichterstattung in Echtzeit helfen können. Truewind automatisiert das Rechnungswesen mit maschinellem Lernen und erstellt Berichte sowie Kategorisierungen von Transaktionen schnell und präzise. Docyt vereinfacht die Buchführung und bietet Echtzeit-Einblicke in die Finanzen, um Ausgaben und Gewinne leichter zu verwalten.

Prognosen und prädiktive Analysen#

Mithilfe von KI können Buchhalterinnen und Buchhalter auf riesige Datenmengen zurückgreifen, um zukünftige Finanztrends und -ergebnisse präzise vorherzusagen. Diese fortschrittlichen Tools durchsuchen historische Finanzunterlagen, Markttrends und sogar globale Wirtschaftsindikatoren, um genaue Prognosen zu erstellen. Dadurch können Unternehmen ihre Finanzstrategien auf Grundlage dieser Prognosen fein abstimmen.

Prädiktive Analysen können außerdem helfen, mögliche Unstimmigkeiten oder Betrug im Finanzbereich frühzeitig zu erkennen. Dazu werden Finanzdaten nach ungewöhnlichen Mustern durchsucht, die auf Fehler oder Betrug hindeuten könnten. Indem Probleme früher erkannt werden, können Unternehmen ein höheres Maß an finanzieller Sicherheit erreichen.

Verbesserung von Prüfungsprozessen#

Künstliche Intelligenz verändert die Durchführung von Prüfungen. KI hilft Prüferinnen und Prüfern, die geprüften Daten eingehender zu untersuchen, was zu besseren Risikobewertungen führt. Aktuelle Studien haben gezeigt, dass KI sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit von Prüfungen verbessert. Plattformen wie AuditFile nutzen KI und Algorithmen des maschinellen Lernens, um Prüferinnen und Prüfern zu helfen, Prüfungen schneller und mit geringerem Risiko abzuschließen. Mit KI können sie ihre Arbeit schneller erledigen und zugleich mehr Vertrauen in die Genauigkeit ihrer Ergebnisse haben.

Die Vorteile von KI im Rechnungswesen#

Wir haben verschiedene Anwendungen von KI im Rechnungswesen untersucht – von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis zur Optimierung von Prüfungsprozessen. Als Nächstes sehen wir uns an, wie diese Anwendungen der Rechnungswesenbranche zugutekommen.

Abb. 4. Die Vorteile von KI im Rechnungswesen.

Höhere Effizienz und Genauigkeit#

KI vereinfacht und automatisiert zeitaufwendige manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Abstimmungen und Rechnungsverarbeitung und gewährleistet dabei eine hohe Genauigkeit. So setzte PwC, ein global tätiges Beratungsunternehmen, KI-Lösungen in den Finanzprozessen einer führenden Hotelkette im Luxussegment ein.

Diese Implementierung führte zu einer bemerkenswerten Effizienzsteigerung von 27 % und optimierten Abläufen. Dadurch kann das Hotel seine Arbeit schneller und mit weniger Fehlern erledigen. Die Mitarbeitenden können sich außerdem stärker auf wichtige Aufgaben konzentrieren, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Schnellere Datenanalyse#

Die Analyse großer Datensätze in Echtzeit kann Stakeholdern wichtige Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen liefern. So nutzte Deloitte, ein global tätiges Beratungsunternehmen, eine spezielle Methode, um für ein M&A-Geschäft im Finanzsektor Daten optisch aus Tausenden von Dokumenten zu gewerblichen Krediten zu extrahieren. Diese Technologie half dabei, 4.000 Arbeitsstunden einzusparen. Mit dieser KI-Lösung konnten die Daten schneller und präziser analysiert werden. Dadurch wurden bessere Entscheidungen getroffen, Kosten gespart und Aufgaben schneller abgeschlossen.

Mehr finanzielle Sicherheit#

KI spielt eine wichtige Rolle beim Schutz finanzieller Vermögenswerte und bei der Sicherstellung ihrer Integrität. Tools wie Amazon Fraud Detector nutzen KI, um verdächtige Transaktionen und Anomalien in Echtzeit zu erkennen. Das führt zu einem deutlichen Rückgang von Betrugsversuchen und erheblichen finanziellen Einsparungen für Unternehmen.

Durch den Einsatz KI-gestützter Lösungen können Unternehmen potenzielle Bedrohungen proaktiv erkennen und beheben. Sie können ihr Geld und ihre Kundendaten besser schützen. Außerdem fühlen sich Kunden bei Geschäften mit ihnen sicherer. Sie wissen, dass ihre Transaktionen auf Anzeichen von Betrug überwacht werden.

Verbesserte Kundenerfahrung#

Unternehmen wie HSBC setzen Chatbots ein, um Kundenanfragen zu bearbeiten, ohne dass ein Anruf im Kundendienst erforderlich ist. Dadurch erhalten Kunden individuellere Beratung und bleiben dem Unternehmen treu. Durch die Kombination von KI-Chatbots und virtuellen Assistenten verbessern sich Kundeninteraktionen weiter, was insgesamt zu zufriedeneren Kunden führt.

Dieser Ansatz spart sowohl dem Unternehmen als auch den Kunden Zeit. Außerdem ist Unterstützung jederzeit verfügbar. Kunden erhalten dadurch leichter die Hilfe, die sie brauchen – wann immer sie sie benötigen.

Abb. 5. Virtuelle Assistentin Amy von HSBC

Geringere Kosten#

Die Integration von KI in das Rechnungswesen hilft, Kosten zu sparen. KI automatisiert einfache Aufgaben wie die Dateneingabe und die Prüfung von Transaktionen. Dadurch ist weniger manuelle Arbeit erforderlich und es werden weniger Mitarbeitende benötigt, was die Kosten senkt. KI kann den ganzen Tag fehlerfrei arbeiten und Finanzberichte schneller und genauer erstellen. Weniger Fehler bedeuten auch ein geringeres Risiko finanzieller Verluste. Insgesamt macht der Einsatz von KI im Rechnungswesen die Abläufe für Unternehmen kostengünstiger und effizienter.

Wird KI den Beruf von Buchhalterinnen und Buchhaltern ersetzen?#

Viele befürchten, dass KI Arbeitsplätze im Rechnungswesen ersetzen könnte, doch die Wahrheit ist einfach. Menschliche Fähigkeiten wie Urteilsvermögen und Kreativität lassen sich nur schwer automatisieren. Letztlich werden menschliche Buchhalterinnen und Buchhalter benötigt, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Zwar kann KI einige Bürotätigkeiten verändern, aber sie übernimmt nicht alles. Tatsächlich wird erwartet, dass die Zahl der Arbeitsplätze im Rechnungswesen in den nächsten zehn Jahren um 4 % wächst – stärker als das durchschnittliche Beschäftigungswachstum.

Andererseits schafft KI tatsächlich neue Arbeitsplätze im Rechnungswesen. Analysten des Weltwirtschaftsforums (WEF) sagen voraus, dass die Automatisierung 58 Millionen neue Arbeitsplätze schaffen wird, für die meist hohe Qualifikationen erforderlich sind. Auch wenn KI routinemäßige Aufgaben übernehmen kann, werden Buchhalterinnen und Buchhalter mit speziellen Fähigkeiten benötigt, um die von der KI erfassten Daten zu interpretieren. Dadurch können sie bessere Beratung anbieten.

Die Zukunft von KI im Rechnungswesen#

Mit Blick auf die Zukunft werden KI und neue Technologien das Rechnungswesen voraussichtlich stark beeinflussen. Sie werden Abläufe schneller, sicherer und individueller machen. Sehen wir uns einige spannende Trends an, die die Arbeit im Rechnungswesen verändern:

• Blockchain und KI: Sie machen das Rechnungswesen sicherer und transparenter. Dadurch lassen sich Finanzunterlagen leichter prüfen, Zeit sparen und Risiken reduzieren.
• Cloudbasierte Software: Sie verändert die Arbeitsweise im Rechnungswesen. Menschen können von überall aus arbeiten und in Echtzeit zusammenarbeiten.
• Personalisierte KI-Inhalte: KI analysiert, wie du Geld ausgibst, und gibt dir individuelle Ratschläge zu Budgetplanung, Steuern und Investitionen.

Wichtige Erkenntnisse#

Es ist offensichtlich, dass sich das Rechnungswesen durch KI schnell weiterentwickelt. Bots, die Bankgeschäfte übernehmen können, und intelligente Prüfungswerkzeuge entstehen. Wenn du KI in die Prozesse des Rechnungswesens deines Unternehmens integrierst, kannst du durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben Zeit sparen.

Die dadurch gewonnene Zeit kann in strategische Analysen investiert werden. KI ist entscheidend, um sich in unserer technologiegetriebenen Zukunft zurechtzufinden. Sie definiert neu, wie wir arbeiten und Innovationen hervorbringen. KI verwandelt traditionelle Vorgehensweisen in dynamische und effiziente Systeme.

Gestalte mit uns die Zukunft der KI!#

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